Programas de facturación

¿Qué son los programas de facturación?

Los programas de facturación automatizan la facturación, el recibo y el procesamiento de los pagos. Estos sistemas son capaces de procesar con eficiencia cuentas complejas de múltiples clientes y líneas de producto incorporando datos de contratos e información de las herramientas CRM. Las soluciones de facturación trabajan en combinación con las aplicaciones de contabilidad y ofrecen distintas herramientas para facilitar el cumplimiento y la creación de informes de ingresos.

Ventajas de los programas de facturación

• Ahorrar en costos: el procesamiento de facturas en papel supone un gran costo adicional para las pequeñas empresas. Las transacciones sin papel y el procesamiento más rápido ahorran dinero a tu empresa.
• Simplificar mediante la automatización: los programas de facturación realizan automáticamente los cálculos de facturación, lo cual reduce la carga de trabajo, ahorra tiempo y evita la posibilidad de error humano.

Funciones comunes de los programas de facturación

• Historial de facturas: mantener un archivo con cada factura de cada cliente para crear informes sencillos y precisos, gestionar los riesgos, mejorar las relaciones con los clientes y extraer datos de ventas.
• Supervisar tiempo y gastos: mantener un registro del tiempo facturable acumulado y de los gastos. Añadir estos datos automáticamente a las facturas para lograr una facturación más rápida y con menos posibilidades de error.
• Base de datos de contactos: crear una base de datos en el sistema de facturación que contenga información de los contactos de los clientes y evite el gasto redundante de una herramienta CRM dedicada.
• Personalizar las facturas: diseñar la presentación, el contenido y la imagen de las facturas para transmitir una imagen de marca coherente. Fomentar la confianza del cliente entregando un contenido consistente con los materiales de la marca.
• Facturar online: entregar y mostrar facturas online para conseguir una mayor sencillez y accesibilidad global en cualquier divisa. Recibir pagos al momento mediante una interfaz de facturación online.

La categoría de programas de facturación de Capterra te ayuda a preseleccionar las opciones que mejor se adapten a tu negocio filtrando las funciones que deseas.

Consideraciones a la hora de comprar programas de facturación

• Sencillez o personalización: los programas de facturación intuitivos, con interfaces de usuario limpias e instrucciones guiadas, pueden simplificar los procesos de creación y gestión de facturas. Los clientes valoran poder interpretar fácilmente las facturas. Además, los diseños agradables para el usuario son de vital importancia en los sistemas que aceptan pagos online. Sin embargo, los sistemas más sencillos sacrifican a veces la personalización y ofrecen menos opciones con el fin de facilitar las cosas al usuario. El software con capacidad de personalización suele conllevar una curva de aprendizaje más complicada. Determina las habilidades tecnológicas de tus empleados y clientes y equilibra este factor con tus necesidades de personalización.
• Integración: muchos programas de facturación pueden integrarse con otros sistemas de software mediante interfaces de programación de aplicaciones (API) para importar y exportar datos entre sistemas. Por ejemplo, tu empresa puede crear una factura en el software de facturación importando la información de contacto del cliente de la solución CRM y los registros de compras del sistema de inventario. A continuación, puedes enviar la factura exportándola a una solución de envío de correos electrónicos. El software para grandes empresas puede gestionar todos estos pasos, pero las integraciones permiten a las pequeñas empresas desarrollar soluciones asequibles y seguir usando el software que ya conocen. Cuando selecciones entre los distintos programas de facturación, asegúrate de que puedes integrarlos fácilmente con tus herramientas de contabilidad, plataformas de pago y otras aplicaciones.
• Gestión en la nube: almacenar los datos de facturación en servidores online protegidos puede ser más seguro que guardar los libros mayores y hojas de cálculo en el disco duro de tu ordenador. Las soluciones de servidor interno permiten la personalización, pero su mantenimiento es laborioso. El robo de datos de clientes y la filtración de inteligencia comercial suponen un gran riesgo para las pequeñas empresas que tratan de gestionar la seguridad por sí mismas. Alojar los datos en una nube gestionada por los proveedores de programas de facturación profesionales puede aumentar su seguridad.

Tendencias relevantes en programas de facturación

• Inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático: a lo largo de los próximos años, los programas de facturación comenzarán a incorporar algún tipo de IA. Las pequeñas empresas serán capaces de predecir los hábitos de compra de los clientes con mayor precisión. El software ofrecerá información sobre tendencias de ingresos de manera más rápida que la supervisión reactiva. Según un estudio de Capterra, el 53 % de las pequeñas y medianas empresas usan ya tecnología de IA o planean usarla en un plazo de uno o dos años.
• El Internet de las cosas (IoT): el IoT permite que los objetos se comuniquen con personas, software y otros objetos. Estos dispositivos pueden enviar alertas de todo tipo, como la llegada de una nueva factura. El sector ha superado ya el envío de facturas por correo electrónico; las notificaciones en las aplicaciones de dispositivos móviles y los altavoces inteligentes reciben, hoy en día, más atención que el correo electrónico. Las marcas que envían sus facturas mediante aplicaciones y dispositivos IoT están más conectadas con sus clientes. Además, los consumidores emplean cada vez más dispositivos conectados a Internet y wearables para hacer sus compras. Ciertas soluciones de programas de facturación pueden procesar automáticamente las ventas rápidas provenientes de dispositivos IoT. Según un estudio de Capterra, el 73 % de las pymes usan ya tecnología de IoT o planean usarla en un plazo de uno o dos años.